Optimierung und Integration Postbearbeitung in First Level durch zentrales Scanning in einem Energieunternehmen in Deutschland

Fallstudien – weiterführende Informationen

Ausgangssituation

Postbearbeitung in zwei getrennten Organisationsbereichen
Kaum Transparenz über Sendungsvolumen bzw. -struktur
Einhaltung Service Level „weiße Post" nicht gewährleistet, da Durchlaufzeiten nicht messbar
Einsatz von digitalen Posteingangslösungen lediglich im Rahmen der Archivierung im Anschluss an die manuelle Bearbeitung am Arbeitsplatz (dezentrales, spätes Scanning)
Keine Nutzung von Data Matrix Codes

Projektziel

Steigerung Effizienz und Sicherung Service Level in der Post-Bearbeitung von Geschäftsvorfällen

Zentralisierung Posteingang an einem Standort; Aufbau zentrale und frühe Scanlösung
Ausbau elektronischer Workflows zur (teil-)automatisierten Geschäftsvorfall-Bearbeitung
Hebung von Effizienzsteigerungspotenzialen

Projektbeschreibung

Analyse der aktuellen Sendungsvolumina und -struktur
Analyse der manuellen und elektronischen Prozesse der Posteingangsbearbeitung (Posteingang, -verteilung, -bearbeitung und -archivierung)
Ausarbeitung Grobkonzeption und Pilotierungskonzept zum Aufbau einer zentralen Digitalisierungslösung; Durchführung Pilotierung möglicher technischer und prozessualer Lösungskonzeptionen
Ausarbeitung Feinkonzeption und Umsetzungsplanung
Vorbereitung der Umsetzung inkl. detailliertem Change-Management-Ansatz
Identifizierung zu automatisierender Geschäftsvorfälle

Projektdauer